In de eerste plaats kan een melding worden gemaakt in verband met ongewenst gedrag, zoals agressie, geweld, discriminatie of (seksuele) intimidatie. Ongewenst gedrag kan op ieder niveau binnen de organisatie plaatsvinden, zoals tussen medewerkers onderling en tussen een medewerker en een leidinggevende, maar ook met externe relaties. Je kan een melding maken als je zelf betrokken bent bij een dergelijke situatie, maar je kan ook een melding doen als je dit om je heen ziet gebeuren. 

Je kan ook een melding maken als je een vermoeden hebt van een mogelijke misstand in algemene zin. We spreken van “misstand” als Picnic, of een andere organisatie die een commerciële relatie met Picnic heeft (gehad), de wetten van de Europese Unie overtreedt of het maatschappelijk belang aantast. Bijvoorbeeld als er een risico is of kan ontstaan voor de volksgezondheid, veiligheid van personen of het milieu. 

Als je een melding maakt, zorg er dan voor dat je de juiste en volledige informatie geeft. Details over de context van de melding, zoals tijd, plaats, betrokken personen, getuigen (indien aanwezig) en eventuele stappen die zijn genomen, zijn heel belangrijk voor de behandeling van je melding. 

 Iedere medewerker of ex-medewerker van Picnic. Maar ook ieder ander die een werkrelatie heeft (gehad) met Picnic, zoals stagiaires, sollicitanten en uitzendkrachten. Het is ook mogelijk om namens meerdere personen een gezamenlijke melding te doen. 

 We raden je aan om eerst te proberen de situatie informeel op te lossen voordat je een formele melding maakt bij een klachtencommissie. De informele weg kan bijdragen aan een snellere oplossing en kan minder belastend voor je zijn. 

De informele weg houdt in dat je eerst over de situatie praat met je eigen leidinggevende of people partner. Omdat zij het dichtst bij je staan, zijn zij waarschijnlijk het beste in staat om je te ondersteunen en te begeleiden bij het vinden van een oplossing. 

Als je je om wat voor reden dan ook niet op je gemak voelt bij het informeren van je eigen leidinggevende of people partner, kun je ervoor kiezen om contact op te nemen met een andere leidinggevende of people partner of met een vertrouwenspersoon. Je mag zelf beslissen met wie je de situatie wilt bespreken. 

Als je de informele weg volgt, is er nog geen “formele melding”. Een formele melding kan alleen worden gedaan bij een klachtencommissie. De informele weg richt zich vooral op het kijken of er een oplossing mogelijk is tussen de partijen, terwijl de formele weg zich richt op het onderzoeken van de feiten, eventueel gevolgd door eenzijdig opgelegde maatregelen. 

Niet alle situaties zijn geschikt om informeel op te lossen, vanwege de ernst ervan of omdat er geen mogelijkheid is voor partijen om met elkaar in gesprek te gaan. Het volgen van de 

informele weg als eerste stap is niet verplicht. Je kan ook direct een formele melding maken bij een klachtencommissie, als de situatie gezien de omstandigheden niet informeel kan worden opgelost of als dit om wat voor reden dan ook niet wenselijk is. 

Je kan contact opnemen met een van de vertrouwenspersonen via Slack of telefoon. Samen kunnen jullie een persoonlijke, digitale of telefonische afspraak maken, zodat ze je zo goed mogelijk kunnen helpen. Hierboven zie je de gegevens van de vertrouwenspersonen.

De vertrouwenspersonen zijn opgeleid om je te ondersteunen en te adviseren over hoe je de situatie het beste kan aanpakken. Alles wat je met een vertrouwenspersoon deelt, wordt vertrouwelijk behandeld. De vertrouwenspersonen nemen alleen actie met jouw uitdrukkelijke toestemming. 

Een klachtencommissie is een groep van 3 personen die de melding onderzoekt en de directie ondersteunt bij de besluitvorming. De melding kan schriftelijk, mondeling of tijdens een afspraak op locatie worden gedaan. Schriftelijke meldingen of verzoeken voor een fysieke afspraak, kunnen worden gedaan door een e-mail te sturen naar complaints.picnic.hubs@picnic.nl. 

Alle meldingen worden volledig vertrouwelijk behandeld en worden door de betrokken klachtencommissie gedeeld met de directie van Picnic. Als je anoniem wilt blijven bij het maken van je melding bij de klachtencommissie, dan is dat mogelijk, maar alleen voor meldingen die gedaan worden in verband met een vermoeden van een misstand. In dat geval raden wij je aan om een anoniem e-mailadres aan te maken van waaruit je de melding kan versturen. Houd er rekening mee dat, hoewel we je wens om anoniem te blijven volledig respecteren, dit de complexiteit van het uitvoeren van een intern onderzoek kan vergroten. Het indienen van een anonieme melding kan leiden tot een minder effectief resultaat. 

Het is erg belangrijk dat we je kunnen bereiken voor verdere vragen over de situatie. Zorg ervoor dat je bereikbaar bent via je persoonlijke of anonieme communicatiemiddel voor eventuele opvolgingen. 

Wanneer een situatie wordt gemeld, streeft Picnic ernaar om zo snel mogelijk een onderzoek uit te voeren en vervolgacties te ondernemen. De klachtencommissie laat je binnen 7 dagen weten dat zij jouw melding heeft ontvangen. Zo snel mogelijk daarna, maar uiterlijk binnen 2 weken na de ontvangstbevestiging, laat de klachtencommissie je weten of de melding in behandeling kan worden genomen. 

Afhankelijk van de gemelde situatie, krijg je binnen (maximaal) 3 maanden terugkoppeling van de directie van Picnic over de (te nemen) vervolgstappen. Als je het niet eens bent met de genomen beslissingen, kun je binnen 1 maand in beroep gaan. Je kan je beroep indienen via hetzelfde communicatiekanaal waarop je de terugkoppeling hebt ontvangen. 

De volledige klachtenprocedure kun je vinden op de documenten pagina