🔍 Workday FAQ

Je persoonlijke gegevens kan je zelf wijzigen in Workday. Het is belangrijk om veranderingen door te geven. Ben je verhuisd of heb je een nieuw telefoonnummer? Pas dit dan gelijk aan in Workday.

(Log in > View all apps > personal information > personal information > Change information > submit (orange button)

In de eerste maand ontvang je op je persoonlijke e-mail je contract. Zodra je het contract ondertekend hebt, wordt deze in Workday geupload. Wanneer je het document nog eens wil inzien, kan je het document terugvinden bij je persoonlijke informatie.

(Log in > View all apps > personal information > worker documents)

Je loonstrook kan je niet in Workday vinden. We gebruiken hiervoor de website/app NMBRS. In je eerste maand ontvang je een mailtje op je persoonlijke e-mail adres (niet op jouw Picnic e-mail adres) met een linkje zodat je jouw NMBRS account kan activeren.

Eenmaal in NMBRS kan je alle loonstroken en jaaropgaven terug vinden. Ook als je niet meer bij Picnic werkt, kan je nog steeds inloggen zodat je deze gegevens altijd terug kan vinden.

Je loon bestaat uit 3 verschillende componenten: Je basisloon, vakantiegeld en vakantiedagen. Op je loonstrook staat boven aan je basisloon (bv 11,60) aangegeven. Hierbij is nog niet het vakantiegeld toegevoegd. Elke 4 weken ontvang je jouw basisloon inclusief vakantiegeld over de gewerkte aantal uren. Daarnaast bouw je vakantiedagen op.

Als je verder dan 10 km van het Picnic HQ woont, mag je een reisvergoeding tot 40 km enkele reis aanvragen. Dit gaat via Workday. In Notion kan je hier meer informatie over vinden.

Nee, je hoeft je enkel via het absence nummer ziek te melden, niet in Workday. Als je belt krijg je de supervisor van de shift aan de lijn. Het absentie nummer is : +31208083677. Zorg ervoor dat je altijd op tijd belt. De regel is:

Shift begint om 8:00u: bellen tussen 07:45-07:55

Shift begint om 10:00u: bellen tussen 09:45-09:55

Shift begint om 15:00u of later: bellen tussen 11:45-11:55

Wanneer je absent bent, zorgt jouw Supervisor ervoor dat dit in Workday staat. Zowel vakantiedagen als ziektedagen zijn terug te vinden in Workday. In WhenIWork worden je uren verwijderd, maar in Workday niet. Je controleert je ziektedagen dus in Workday.

(Log in > View all apps > Absence> My absence)

Het kan een keer voorkomen dat je een dagje ziek bent. Je meldt je altijd op tijd af bij de SV van de dag. Ben je langer ziek, neem dan contact op met jouw supervisor. Je neemt een ziektedag op, de uren worden uit WhenIWork gehaald. Dit wordt niet verrekend bij de uitbetaling tenzij het om een extra dienst gaat. De extra dienst wordt niet uitbetaald bij absentie.

Iedereen met een uren contract heeft recht op vakantiedagen. Wanneer je op vakantie bent, betaalt Picnic je wel gewoon uit. Je bouwt vakantiedagen op. Je berekent je vakantiedagen als volgt: 200 x (aantal uren op contract/40) / 8. Voorbeeld:

Paula werkt 24 uur in de week > (24/40 = 0,6)

200 x 0,6 =120

120/8 = 15 vakantiedagen per jaar.

In Workday kan je zien hoeveel vakantiedagen je hebt opgebouwd. Je vindt de hoeveelheid vakantiedagen door naar

Absence Calendar

te gaan in Workday. In de afbeelding zijn de vakantiedagen te zien tot en met 31/7/2022. Heb je vakantie aangevraagd in augustus en wil je zien hoeveel dagen je overhoudt? Verander dan de datum naar 1/9/2022 zodat de hele maand augustus wordt meegenomen in de berekening van je overige vakantiedagen. In dit geval staan er nog 33.6 dagen open.

Als je slechts een dagje vrij wil, maar je rooster al in When I Work staat, dan dien je dit verzoek in via slack in het kanaal #nl-cs-planning. Via de Workflow Verzoek Kort Verlof dien je de aanvraag in. De SV2-of-the-day gaat jouw verzoek beoordelen en goedkeuren indien mogelijk. Als je verzoek goed wordt gekeurd, ben je die dag vrij. Het is belangrijk dat je zelf nog in Workday de goedgekeurde verlofdag opneemt.

Wanneer je lekker op vakantie wilt moet dit via Workday worden aangevraagd. Pas nadat je verlofaanvraag is goedgekeurd kan je jouw vakantie boeken. Je vraagt de vakantie minimaal 6 weken van te voren aan. Je vraagt alleen de dagen aan waarop je moet werken.

Let op: Voor feestdagen en de zomervakantie geldt een andere termijn omdat daar vaak meer collega’s vrij voor willen vragen. We zullen daarom voor dit soort dagen eerder vragen je verlof op te geven. Wanneer dit is wordt gedurende het jaar gedeeld.

(Log in > View all apps > Absence> Request absence > select date > Request absence (orange button) > Type > Holiday > Next > Enter a comment: from when to when? > Submit (orange button)

In Workday kan je verlof opnemen door ‘dagen van 8 uur’ in te dienen. Bij CS werken we met ‘uren’. Dit betekent dat als je verlof wil opnemen, je de werkuren om moet rekenen naar dagen. Je vraagt altijd de hoeveelheid uren vrij die je in een normale week werkt. Met een flexibel rooster maakt het niet uit welke dagen je vrij vraagt, zolang het aantal uren dat je opvraagt maar klopt. Je voegt wel een opmerking toe in Workday van de periode dat je op vakantie bent.

Voor een 08:00 – 17:00 of 14:00 – 23:00 shift vraag je 1.0 dag aan

Voor een 10:00 – 14:15, 15:00 – 19:15 of 17:30 – 21:45 shift vraag je 0.5 dag aan

Voorbeeld 12-uurs contract, 1,5 week op vakantie
Week 15: 1.5 dag
Week 16: 1.0 dag
Voorbeeld 24-uurs contract, 1,5 week op vakantie
Week 15: 3.0 dag
Week 16: 1.5 dag

(Log in > View all apps > Absence> Request absence > select date > Request absence (orange button) > Type > Holiday > Next > Edit quantity >Enter a comment: from when to when? > Submit (orange button)

Ieder kalenderjaar krijg je in Workday nieuw verlofsaldo. Hoeveel verlofsaldo je krijgt is afhankelijk van hoeveel uur je werkt en op welk moment je in het jaar bent gestart met werken bij CS. De geldigheid van dit verlofsaldo verschilt, we spreken namelijk van twee type verlof:

• Wettelijk verlof: dit verlof is 1,5 jaar geldig en is 80% van het verlof dat je krijgt. In Workday wordt dit verlof Holiday – Statutory genoemd.
• Bovenwettelijk verlof: dit is 5 jaar geldig en is 20% van het verlof dat je krijgt. In Workday wordt dit verlof Holiday – 0 t/m -4 genoemd. Verlof van dit jaar is Holiday – Year 0 en verlof van vorig jaar is Holiday – Year -1.

Je kan in je Absence Balance de verhouding van bovenwettelijk en wettelijk verlof inzien. Ga naar: Menu > Absence > Absence balance.

Wettelijke vakantiedagen die je niet hebt opgenomen, vervallen een half jaar na het kalenderjaar waarin je ze hebt opgebouwd, ongeacht de ingangsdatum van je contract. Vakantiedagen die je bijvoorbeeld in 2024 hebt opgebouwd, vervallen op 1 juli 2025. Als jij verlof opneemt, wordt standaard eerst je Wettelijke verlof opgenomen. Zo wordt het verlof met de langste houdbaarheid als laatste opgenomen.

In Workday wordt ieder kalenderjaar het verlof vernieuwd. Met een 40-uur contract krijg je 25 vakantiedagen. Voor de berekening van het aantal vakantiedagen wordt gekeken naar het %FTE en het moment van starten in het kalenderjaar.Start je bijvoorbeeld in oktober, dan ontvang je nog 2/12e maand verlof omdat er nog 2 maanden in het jaar over zijn. De berekening luidt:

25 vakantiedagen x %FTE x Resterende maanden in kalenderjaar vanaf startdatum/12

Je vakantie wordt eerst gekeurd door jouw Supervisor. Vervolgens wordt deze naar onze people planner gestuurd die de laatste beslissing neemt. Het kan zijn dat dit dus langer duurt. Zorg er daarom voor dat je altijd op tijd vakantie aanvraagt. De regel is:

Je vraagt minimaal 6 weken van te voren vakantie aan.

Picnic bezorgd bijna iedere dag in het jaar boodschappen, dus ook op alle feestdagen! We verwachten dan ook dat je beschikbaar bent op een aantal van deze dagen. Wanneer je moet werken op een feestdag krijg je vaak hiervoor als bedankje een leuke compensatie. Daarnaast maken we er altijd zelf ook een feestelijke werkdag van!

Wanneer je een langere periode niet wil werken, kan je onbetaald verlof aanvragen. Dit is verlof waarbij je niet wordt uitbetaald maar wel in dienst blijft. Wil je meer tijd stoppen in het opvoeden van je kinderen of een langere periode vrij zijn voor een andere reden, bespreek je dit altijd eerst met je supervisor.