We zien erop toe dat jouw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor diegenen die deze echt nodig hebben om hun taken en plichten te kunnen vervullen, en voor derden die we inschakelen voor de hierboven genoemde doeleinden.

We kunnen jouw persoonsgegevens delen met andere geautoriseerde medewerkers, andere bedrijven van de Picnic-groep, contractors, consultants en dienstverleners die de gegevens nodig hebben om Picnic te helpen bij het opzetten, beheren of beëindigen van jouw dienstverband bij Picnic. We schakelen bijvoorbeeld derde partijen in, zoals payroll dienstverleners voor werknemers, arbodienstverleners en pensioenfondsen. In sommige gevallen kunnen deze partijen ook bepaalde IT diensten aan ons leveren en daarvoor persoonsgegevens verwerken, zodat we ons bedrijf kunnen runnen (bijv. in verband met Salesforce- of G-Suite-diensten). Wanneer we persoonsgegevens delen met deze partijen, eisen we doorgaans dat zij die persoonsgegevens alleen gebruiken of openbaar maken volgens de instructies van Picnic en op een manier die in overeenstemming is met deze Privacyverklaring. We zorgen er ook voor dat deze partijen de vertrouwelijkheid van jouw persoonlijke gegevens respecteren en passende maatregelen nemen om jouw gegevens goed te beveiligen.

In sommige scenario’s kunnen we jouw persoonsgegevens ook delen met overheidsinstanties (bijv. belastingautoriteiten, rechtbanken, wetshandhavingsinstanties) indien en voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting, of anderszins voor de uitoefening en verdediging van wettelijke rechten en vorderingen.

We kunnen gebruik maken van dienstverleners die buiten de EU zijn gevestigd om jouw persoonsgegevens te verwerken. Wanneer we jouw persoonsgegevens naar een ander land overdragen, zullen we ervoor zorgen dat deze overdracht in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door overeenkomsten inzake gegevensoverdracht aan te gaan of andere passende mechanismen te gebruiken. We kunnen bijvoorbeeld gebruik maken van Standaardcontractbepalingen. Je kunt jouw rechten op grond van de Standaardcontractbepalingen uitoefenen door contact met ons op te nemen of met de derde partij die jouw persoonsgegevens verwerkt.

Voor meer informatie over de betrokken ontvangers en derde landen, over de genomen beschermingsmaatregelen en voor het verkrijgen van een kopie van deze beschermingsmaatregelen, kun je contact met ons opnemen via de hieronder vermelde contactgegevens.

De veiligheid van jouw gegevens is zeer belangrijk. Daarom hebben we serieuze technische en organisatorische maatregelen genomen om je gegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. We beveiligen onze systemen en toepassingen volgens de geldende normen voor informatiebeveiliging, zoals Control Objectives for Information and related Technology (CobiT) en de Standard of Good Practice for Information Security (ISF).

Het beveiligen van werknemersgegevens is een gedeelde verantwoordelijkheid. Om jouw gegevens te beschermen, moedigen we je aan om:

• Gebruik een sterk wachtwoord dat uniek is voor jouw Picnic-accounts
• Deel nooit je wachtwoord met iemand
• Wees op je hoede voor phishing
• Vergrendel je scherm als je niet achter je bureau zit
• Meld elke verdachte activiteit aan ons Security team

We bieden verschillende selfservice tools, zoals Workday, die je kunt gebruiken om jouw persoonsgegevens in te zien en/of bij te werken. Indien jouw persoonsgegevens in de loop van jouw dienstverband veranderen, gebruik dan deze self-service tools om deze gegevens waar mogelijk bij te werken, of raadpleeg de informatie die het People team beschikbaar stelt.

Naast het recht om jouw gegevens bij te werken, te corrigeren of in te zien, heb je ook andere rechten op het gebied van gegevensbescherming, zoals het recht om de verwerking te beperken of om jouw gegevens over te laten dragen naar een andere partij. 

Je hebt ook het recht om in bepaalde omstandigheden je persoonsgegevens te laten wissen, bijvoorbeeld wanneer deze onrechtmatig zijn verwerkt of wanneer er geen dwingende legitieme gronden voor de verwerking zijn. 

Als je een klacht of probleem hebt, kunt je contact opnemen met jouw directe supervisor en zullen we samen naar een oplossing zoeken. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder van het land waar je werkt (zie hieronder).

We zullen je gegevens niet langer bewaren dan nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden, of zoals vereist door de wet. In het algemeen betekent dit dat we je persoonsgegevens bewaren tot het einde van je arbeidsovereenkomst, plus een redelijke periode daarna indien dit nodig is om te reageren op vragen over jouw arbeidsovereenkomst, om juridische, fiscale, boekhoudkundige of administratieve zaken af te handelen, of om je lopende pensioenen of andere voordelen te bieden.

Wanneer we niet langer een legitieme zakelijke reden hebben om je persoonsgegevens te verwerken, zullen we deze wissen of anonimiseren. Wanneer we jouw gegevens anonimiseren, zorgen we ervoor dat deze niet langer met je in verband kunnen worden gebracht. in dat geval kunnen we die geanonimiseerde informatie blijven gebruiken voor onze legitieme zakelijke doeleinden zoals hierboven vermeld.

Indien het niet mogelijk is om je persoonsgegevens te wissen of te anonimiseren (bijvoorbeeld omdat jouw persoonsgegevens zijn opgeslagen in backup-archieven), dan zullen we jouw persoonsgegevens veilig opslaan en van verdere verwerking isoleren totdat wissen mogelijk is.

Voor meer informatie over de opslag en bewaring van persoonsgegevens kunt je contact met ons opnemen via de onderstaande contactgegevens.

Picnic Technologies B.V. is de verantwoordelijke voor de verwerking van alle hierboven genoemde Werkplek- en IT gegevens, WMS gegevens, RunnerApp gegevens, Locatiegegevens, Driving Coach gegevens en Communicatiegegevens. Picnic Technologies B.V. kan deze gegevens ook delen met andere Picnic groepsmaatschappijen voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden.

Voor alle overige persoonsgegevens van medewerkers is de verantwoordelijke voor de verwerking de Picnic-onderneming waar je werkzaam bent, tezamen met Picnic Technologies B.V. Afhankelijk van jouw functie en zoals expliciet vermeld in jouw arbeidsovereenkomst, zal dit Picnic B.V., Picnic Services B.V., Picnic Hubs B.V., Picnic Fulfilment B.V., Picnic Technologies B.V., Picnic International B.V., Picnic GmbH, of Picnic SAS zijn.

Deze privacyverklaring is een algemene leidraad voor hoe Picnic omgaat met persoonsgegevens van medewerkers.

Privacywetgeving kan variëren in verschillende landen waar Picnic actief is en werknemers heeft. Picnic’s beleid is om te voldoen aan de lokale wetgeving.

Waar lokale wetten strenger zijn dan het beleid beschreven in deze verklaring, heeft Picnic specifieke privacy praktijken aangenomen in die locaties om te voldoen aan die strengere eisen. Waar de lokale wetten minder streng zijn dan dit beleid, zullen de beschermingen beschreven in deze verklaring van toepassing zijn.

Specifieke bepalingen voor Nederland
In Nederland hebben we Ardosz B.V. ingeschakeld als gecertificeerde dienstverlener voor ziekteverzuim en re-integratie. Als je met ziekteverlof bent of in een re-integratietraject zit, kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens met Ardosz worden gedeeld:

• Naam en contactgegevens
• Informatie over je dienstbetrekking
• Identificatiegegevens
• Financiële gegevens

Ardosz zal jouw persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor de administratie van je ziekteverzuim en re-integratie en in overeenstemming met hun Privacyverklaring.

De bevoegde toezichthoudende autoriteit voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Specifieke bepalingen voor Duitsland
In Duitsland kan Picnic informatie verzamelen over of je al dan niet lid bent van een bepaalde kerk (bijv. rooms-katholiek of evangelisch), waaruit Picnic mogelijk jouw geloofsovertuiging kan afleiden. Picnic heeft deze informatie nodig om te voldoen aan de lokale Duitse belastingwetten. 

Naast de rechtsgrondslagen beschreven in het gedeelte “Waarvoor gebruikt Picnic deze gegevens?” hierboven, verwerken we jouw persoonsgegevens op basis van artikel 26 (1) (1) van de Duitse federale wet inzake gegevensbescherming (Bundesdatenschutzgesetz, “BDSG“), voor zover de verwerking noodzakelijk is voor de totstandbrenging, uitvoering en beëindiging van de arbeidsrelatie. Voor zover we gevoelige categorieën van persoonsgegevens (met name gezondheidsgegevens) verwerken, vertrouwen we ook op de noodzaak van de verwerking

• voor de uitoefening van rechten of de vervulling van verplichtingen op grond van het arbeidsrecht, de socialezekerheidswetgeving en de wetgeving inzake sociale bescherming, bv. de registratie van ernstige invaliditeit als gevolg van aanvullend verlof (art. 9, lid 2, onder b), GDPR in samenhang met. Artikel 26, lid 3, BDSG;
• voor de beoordeling van de arbeidsgeschiktheid (art. 9, lid 2, onder h), GDPR juncto § 22, lid 1, onder b), BDSG);
• om redenen van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid, zoals de bescherming tegen ernstige grensoverschrijdende gezondheidsrisico’s. 

De bevoegde toezichthouder voor lokale verwerking van jouw persoonsgegevens is de Landesbeauftragte für den Datenschutz Nordrhein-Westfalen of de toezichthoudende autoriteit in de Duitse Bondsstaat waar je woont.

Specifieke bepalingen voor Frankrijk
De bevoegde toezichthoudende autoriteit voor elke lokale verwerking van jouw persoonsgegevens is de Commission nationale de l’informatique et des libertés. 

Als je vragen hebt, neem dan contact op met jouw directe manager. Je kunt ook een bericht sturen naar The Picnic Help Desk.

Je kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van Picnic via DPO@picnic.nl voor vragen, klachten of zorgen.

Het is mogelijk dat we deze privacyverklaring voor werknemers moeten wijzigen. Als we wezenlijke veranderingen aanbrengen, zullen we ervoor zorgen dat je op de hoogte wordt gebracht.