💸 Salaris & reiskosten

Joining Picnic

💸 Salaris & reiskosten

⚖️ De salarissen betalen we per periode. Dit betekent dus dat je 13x salaris krijgt in een jaar. In je contract staat je maandsalaris. Als je dit salaris vermenigvuldigd met 12 en dan door 13 deelt heb je het (bruto) salaris per periode. Je salaris is inclusief 8% vakantiegeld.

🗓️ Salarissen betalen we op donderdag in week 4 van de kalender periode

Salarisperiodes

PeriodeKalenderwk betalingDatum betalingWeken betaalperiode
1423-01-202552-3
2820-02-20254-7
31220-03-20258-11
41617-04-202512-15
52015-05-202516-19
62412-06-202520-23
72810-07-202524-27
83207-08-202528-31
93604-09-202532-35
104002-10-202536-39
114430-10-202540-43
124827-11-202544-47
125224-12-202548-51
Een periode kan van 12 september – 9 oktober lopen en dan op 6 oktober al uitbetaald worden. De eventueel extra gewerkte uren in deze dagen krijg je de periode erop uitbetaald.

🚘Reiskosten

Reiskosten declareer je alleen in je eigen tijd of in pauzes. Hieronder lees je welke reiskosten je kan declareren, hoeveel je terug kan krijgen en hoe je dat in Workday doet.

  • De reiskostenvergoeding per gewerkte dag is, voor zover fiscaal toelaatbaar, € 0,21 per km reisafstand tussen je woonadres en je werklocatie, vanaf 10 km en met een maximum van 40km per enkele reis. We stellen de afstand iedere periode vast met behulp van Google Maps op basis van de kortste route per auto. LET OP: Is je reis langer dan 80km in totaal? Pas dit dan even handmatig aan bij de berekening!
  • De reiskostenvergoeding geldt alleen voor daadwerkelijk gewerkte dagen, en dus niet bij bijvoorbeeld ziekte of vakantie. Je reiskostenvergoeding wordt berekend op basis van je adres in het systeem Workday. Indien je verhuist, dien je je adreswijziging binnen een week te hebben ingevoerd in het people systeem (Workday).
  • Je kan ook met het OV reizen. Je kan dan van je gemaakte reiskosten een overzicht maken en deze declareren via de Planner. Als je een studenten OV hebt waarbij je doordeweeks gratis reist kun je niets declareren.

Declareren kan je leren

💰Je IBAN toevoegen aan Workday

Als eerste is het belangrijk dat je je IBAN gegevens goed in Workday zet zodat zodat we jouw gedeclareerde reiskosten op je rekening kunnen overmaken. Onderstaande stappen leggen uit hoe je dit doet:

  • Log in op Workday (https://wd3.myworkday.com/picnic)
  • Zoek je eigen naam in de zoekbalk en klik erop
  • Klik op “actions” aan de linkerkant
  • Klik op “personal data”
  • Klik op “Maintain my payment elections” en vul daar je IBAN in.

🚘🚃 Het aanmaken van een reiskosten rapport

⚠️Verander nooit het kopje: “Company” or “Cost Center” anders kan je je reiskosten niet declareren.

  1. Log in op Workday (https://wd3.myworkday.com/picnic)
  2. Type in de zoekbalk op “Create Expense Report”
  3. Geef een beschrijving van de reiskosten die je declareert in het vakje achter “Memo” (Bv: Reiskosten 2025 Periode 8 of Reiskosten September 2025)
  4. Laat de datum staan op de dag dat je hem aanmaakt.
  5. Zorg dat je het vakje achter Enable Tax aanvinkt
  6. Druk op OK

📘Hoe voeg je reiskosten toe aan je declaratieoverzicht (geen auto)

  1. Druk op Add.
  2. Voeg een attachment toe via de Select Files knop (Niet als je met de auto reist, zie hiervoor volgende alinea). Bv. Je reiskosten overzicht gedownload van www.mijnovchipkaart.nl.
  3. Kies een Expense item. Het is het makkelijkst om er een te kiezen uit de lijst ‘By Expense Item Group’ en kies hier: Travel > NLD Travel Expenses – Public Transport.
  4. Voeg bij Total amount het totaalbedrag in van het bestand dat je zojuist hebt toegevoegd.
  5. Bij Memo geef je weer een beschrijving van de reiskosten. Bv: Reiskosten OV chipkaart september 2025.
  6. Vul Netherlands in bij het vakje Country.
  7. Druk op Submit.
    Je reiskosten zijn nu doorgegeven aan jouw Supervisor. Deze zal je aanvraag beoordelen en goedkeuren. Na goedkeuring staat het binnen 10 werkdagen op je rekening.

🚘Reiskosten toevoegen als je met de auto reist

  1. Druk op Add
  2. Kies een Expense item. Het is het makkelijkst om er een te kiezen uit de lijst ‘By Expense Item Group’ en kies hier: Travel > NLD Travel Expenses – Car. Kies ook de juiste dag. Heb je parkeerkosten gemaakt? Voeg deze dan later toe door nieuw reiskosten toe te voegen bij Add en selecteer dan bij ‘Expense item Group’ onder Travel > NLD Travel Expenses – Parking. Upload dan ook een bewijs van je parkeerkosten bij Attach Files
  3. Scroll tot je het kopje ‘Item Details’ ziet.
  4. Vul bij ‘Origin Address’ je huisadres in vanwaar je vertrekt.
  5. Vul bij ‘Destination Address’ het adres in van Picnic HQ (Van Marwijk Kooystraat 15, 1114 AG Amsterdam)
  6. Bij Trip Distance vul je de KM stand in die wordt weergegeven ‘Estimated Distance of Driving Route’ x 2. Zo krijg je de reiskosten voor een retour rit. LET OP: Is dit meer dan 80KM? Pas dit dan handmatig aan naar 80KM!

    ⚠️Je vult dus je reiskosten in per dag dat je met de auto naar kantoor bent gekomen, wil je meerdere dagen toevoegen? Doe dat dan elke keer via ‘Add’.
  7. Bij Memo geef je weer een beschrijving van de reiskosten. Bv: Reiskosten auto september 2022
  8. Vul Netherlands in bij het vakje Country
  9. Druk op Submit. Let op: gaat het om meerdere dagen? Herhaal dit proces opnieuw tot je alle dagen hebt ingevuld en dan pas op submit!

    ✅Je reiskosten zijn nu doorgegeven aan jouw Supervisor. Deze zal je aanvraag beoordelen en goedkeuren. Na goedkeuring door het finance team staat het binnen 10 werkdagen op je rekening.

👁️De status van je ingediende reiskosten controleren

  1. Log in op Workday
  2. Zoek op: ‘My Expense Reports’
  3. Klik op OK
  4. Dit zijn de verschillende statussen:
    a. Draft: Alleen zichtbaar voor jou. Je kan deze zelf bewerken en verzenden
    b. Waiting on Manager: Zichtbaar voor jou en jouw SV. Je kan je declaratierapport veranderen, dan moet je je rapport wel opnieuw verzenden. Je SV moet deze dan nog beoordelen.
    c. Waiting on intiator: Jij bent je declaratierapport aan het aanpassen. Deze moet opnieuw indienen.
    d. Waiting on Expense Partner: Je SV heeft je declaratierapport goedgekeurd en deze wordt binnen 2 weken verwerkt door het Finance team.
    e. Approved: Je reiskosten zijn goedgekeurd. Je krijgt het geld binnen 2 weken op je rekening gestort.
    f. Paid: Je reiskosten zijn uitbetaald.

Let op de volgende details:

  • Declareer je kosten élke periode! We kunnen dit voor maximaal 3 maanden met terugwerkende kracht doen, dus zorg dat je op tijd bent.
  • Reiskosten declareren doe je altijd in je vrije tijd. Dus in je pauze, of voor / na je werk.
  • Voeg altijd een PDF toe van de reiskosten die je voor Picnic hebt gemaakt.
  • Kosten die je niet voor Picnic hebt gemaakt mogen ook niet in je PDF uitdraai zitten.

Veelgestelde vragen over loon & salarisstrook

Wat is en hoe werkt Loonheffing?

Loonheffing is een belastingvoordeel dat je krijgt van de overheid. Je kan loonheffing aanzetten bij één van je werkgevers. Werk je dus alleen bij Picnic? Dan staat je loonheffing bij ons aan en betaal je net wat minder belasting 🙂 Heb je twee of meer banen? Je loonheffing kan maar bij één werkgever aanstaan. Wil je je loonheffing aan of uit zetten bij Picnic? Stuur een berichtje naar Youri!

Vraag met voorbeeld: de periode loopt van 12 september tot 9 oktober – maar ik krijg op 6 oktober mijn salaris. Ontvang ik ook mijn salaris van de dagen van 6 tot 9 oktober?

Als jij door een vast rooster of door het opgeven van je beschikbaarheid door Tim bent ingepland tussen 6 en 9 oktober, dan worden die shifts uitbetaald op 6 oktober. Maar als jij zelf extra shifts hebt opgepakt tussen 6 en 9 oktober dan worden die pas uitbetaald bij de volgende uitbetaling en dus niet die van 6 oktober. Hier kun je zien met welke salarisperiodes wij werken.

Wat is nou mijn uurloon? Op mijn loonstrook zie ik namelijk iets anders.

De salarissen per schaal zijn als volgt:
Level – Bruto uurloon + vakantiegeld (8%)

Level 1: €13.81

Level 2: €14.17

Level 3: €14.52

Terwijl je werkt bouw je ook nog vakantiedagen op. Dat is iets anders dan vakantiegeld! Vakantiegeld krijg je per uur bij je loon uitbetaald, dat is dus die 8%. Vakantieuren bouw je daarnaast nog op en kun je inzetten als je een keertje een vrije dag wilt. Dan krijg je die dag gewoon uitbetaald! Goed om te weten: je vakantiedagen krijg je elke 1 januari voor een heel jaar bijgeschreven (8 vakantieuren = 1.0 vakantiedag). Je berekent ze als volgt: (aantal uren/40) x 200. VB: (13.25/40) x 200 = 66,25 en dat zijn dus je vakantieuren voor een heel jaar. Deel dit door 8 en je hebt je vakantiedagen 66,25/8 = 8.3 en dit zijn dus je vakantiedagen per jaar. Zie ook pagina 4 van de FAQ.

Waaruit bestaat mijn loon?

Pagina 2 van de FAQ. En zie hierboven.

Mijn loonstrook klopt niet of ik heb een vraag over mijn loonstrook/salaris.

Pagina 2 van de FAQ. Verdere vragen kun je stellen aan je SV. Komt die er niet met jou uit, dan wordt je middels een workflow doorverwezen naar Jesse die je verder kan helpen.

Waar kan ik mijn loonstrook zien?

Dat kan in NMBRS. Pagina 2 van de FAQ.

Ik kom NMBRS niet in..

Goed om te weten is dat NMBRS altijd gekoppeld is aan je privé email, nooit aan je werkemail. De reden hiervoor is zodat jij nadat je bij Picnic uit dienst bent nog steeds kan inloggen om je loonstrook te bekijken. Aangeven bij Youri Schreiber, die kan zorgen dat je een wachtwoord vergeten mail zal krijgen.