✍🏼To-Do’s finance

De holy guide voor jou als finance agent!

💸 Termijnen, statussen en betalingen

Hierbij een overzicht hoe het zit met statiegeld, refunds en terugbetalingen.

💡Goed om te weten: Een betaling of verrekening kan alleen worden uitgevoerd op het moment dat de bestelling op COMPLETED staat. Is dit niet het geval, check dan bij de SV of dit kan worden gedaan.

iDeal:
  • Statiegeld: wordt binnen 3 werkdagen teruggestort.
  • Refund: wordt binnen 3 werkdagen teruggestort.
  • Annulering: wordt binnen 3 werkdagen teruggestort.
  • Picnic-tegoed: wordt binnen 1 dag teruggestort. (tot 10 euro)
Automatische incasso en creditcard:
  • Statiegeld of product refund: wordt niet los teruggestort, maar verrekend met het uiteindelijk te incasseren bedrag mits deze op tijd is doorgegeven. Als we deze achteraf doorgeven (wanneer de bestelling al op completed staat) wordt het bedrag teruggestort.
  • Refund: wordt binnen 3 werkdagen teruggestort.
  • Annuleringen: het bedrag wordt niet afgeschreven, dit wordt tegengehouden. Toch afgeschreven? Dan staat het binnen 3 werkdagen weer terug op de rekening.

LET OP!

  • Klanten die betalen met automatische incasso, krijgen het geld dus niet teruggestort in het Picnic-tegoed!
  • Soms komt een verrekening te laat, waardoor er teveel afgeschreven wordt (bijv. klant meldt pas later product issue). Het teveel betaalde bedrag wordt dan alsnog binnen 3 werkdag teruggestort.
Betaalstatussen
  • Succeeded: we hebben het bedrag van de rekening van de klant afgeschreven en de betaling is gelukt.
  • Pending: de betaling is verstuurd (bijvoorbeeld naar Buckaroo) en kan nog binnenkomen of komt op ABORTED.
  • Open: Betaling moet nog binnenkomen bij ons of moet nog worden bevestigd. Een Maestro betaling kan op OPEN staan in de payment details. Let er dan wel op dat de order op CONFIRMED staat.
  • Collection failed: afschrijving is niet gelukt.
  • Chargeback: de betaling is gestorneerd
  • Aborted: Betaling is door de klant afgebroken.
Payment link

Mocht een afschrijving niet zijn gelukt of heeft de klant deze afgebroken, dan kan de klant tot het moment van doorzetten naar het incassobureau het bedrag opnieuw betalen via de betaallink. De klant krijgt hier 4 keer automatisch bericht over. Handmatig overmaken is niet mogelijk!

Belangrijk:

SV’s, SH’s en Finance agents kunnen ook handmatig een payment link aanmaken. Lees hiervoor de pagina “Openstaande rekeningen & Coeo” goed door!

Hoe verstuur je een payment link?

Open Salesforce.

Scroll naar de delivery(s) van de klant. 📦

Aan deze ⚠️ emoji herken je dat de klant een Unpaid order heeft.

Je drukt op het pijltje 🔽 naast het flaggetje  bij de Unpaid order.

Druk op Generate payment link om een payment link aan te maken.

Kopieer de payment link.

Plak de payment link in het bericht naar de klant.

Quicktexten:

  • Meerdere openstaande rekeningen
  • Openstaande rekening

Cases issue:

Outstanding payments

☁️Finance component

De finance component ziet er als volgt uit en geeft je de volgende informatie:

  1. Transaction date: Dit is de datum waarop de betaling gedaan is.
  2. Created date: Dit is de datum waarop de betaling is aangemaakt in ons systeem. Dit is ook wel de besteldatum van de klant.
  3. Method: Dit geeft aan hoe de klant deze betaling gedaan heeft. Bijvoorbeeld via iDeal, Direct Debit (automatische incasso) of Maestro. Wiretransfer is altijd de betaling vanuit Picnic naar de klant. Dit kan gaan om vergoedingen van producten of statiegeld. Ook zie je bij Method naar welk rekeningnummer Picnic het geld heeft overgemaakt en met welk rekeningnummer de klant betaald heeft.
  4. Type: Hier zie je om wat voor soort betaling het gaat: Payment of Refund. Als de klant geld aan Picnic overmaakt gaat het om een Payment. Als Picnic geld naar de klant overmaakt gaat het om een Refund.
  5. Reason: Hier zie je of het om een bestelling van de klant gaat of dat we vanuit Picnic het overmaken van een vergoeding voor producten en/of statiegeld.
  6. Status: Hier kan je de status is van de betaling vinden. Bijvoorbeeld Succeeded, dit betekent dat de betaling geslaagd is!
  7. Value: Dit is het bedrag dat de klant heeft overgemaakt aan ons of wat Picnic overmaakt naar de klant.
Voorbeeld 1 met iDeal:

Deze klant heeft op 18 november 2 bestellingen geplaatst, een ter waarde van €44,08 (1) en een ter waarde van €100,77 (2). De klant heeft deze betalingen gedaan via iDeal met een ABN AMRO bankrekeningnummer eindigend op 8925. De betalingen zijn succesvol afgerond (3).

Ook zie je nog 2 refunds, namelijk Multiple transactions en Product refund. Picnic heeft op 19 november 3 producten vergoed voor de klant ter waarde van  €7,63 (4) en een bedrag van €2,00 (5) teruggestort omdat de klant statiegeld heeft ingeleverd.

Beide bedragen zijn overgemaakt naar een ABN AMRO bankrekeningnummer eindigend op 8925 (6). Dat komt overeen met het rekeningnummer dat de klant heeft gebruikt om de bestelling te plaatsen. Omdat Picnic op 19 november de vergoedingen voor producten en statiegeld in gang heeft gezet (7) kan je ervan uitgaan dat de klant het bedrag uiterlijk 1 werkdag na 19 november op de rekening heeft ontvangen, in dit geval is dat maandag 22 november. Je kan altijd aangeven dat het binnen uiterlijk 3 werkdagen op de rekening van de klant staat!

Voorbeeld 2 met automatische incasso:

De klant heeft op 17 november een bestelling bij ons geplaatst ter waarde van €36,09 (1) met automatische incasso. De klant heeft plastic tasjes en 6 PET flessen (2) ingeleverd waardoor er in totaal €1,85 aan statiegeld in mindering wordt gebracht (3). Je ziet daarom ook onderaan dat wij uiteindelijk een bedrag van €34,24 hebben afgeschreven bij de klant (4).

Waar kan je de finance component vinden?

  • Ga naar de juiste delivery in de delivery component.
  • Ga naar de Order information.
  • Selecteer de Payment details.
  • Een tabje opent met alle transactions gerelateerd aan de delivery.

‼️Dubbele bestelling of betaling

Wat is het verschil tussen een dubbele bestelling en een dubbele betaling? Hier alle info op een rijtje.

Dubbele betaling:

Als een klant een dubbele betaling heeft, dan zie je dat er 2 keer hetzelfde is afgeschreven bij de klant, maar wel maar 1 order in het systeem staat. Dit kan je zien in de Finance Component. Gelukkig herkent ons systeem dit automatisch en wordt 1 bedrag binnen 3 werkdagen (vaak binnen 1) teruggestort op de rekening van de klant. Hier hoef je zelf niks voor te doen! Twijfel je of het een dubbele betaling is? Check het dan bij de SH of SV!

Dubbele bestelling:

In dit geval heeft een klant een bijbestelling geplaatst die (bijna) identiek is aan de lopende bestelling. Er zijn ook 2 order ID’s zichtbaar in de order details. Mogelijke oorzaken van een dubbele bestelling zijn:

  • Na de eerste betaling is de klant niet direct teruggekeerd naar de Picnic app, waardoor winkelmandje nog gevuld was met boodschappen.
  • Er zit vertraging in iDEAL betaling, waardoor klant de bestelling nog een keer heeft afgerekend.
  • Meerdere personen maken gebruik van hetzelfde account op verschillende devices en hebben beide de bestelling uit het winkelmandje afgerekend.

De shift-hero krijgt van de meeste dubbele bestellingen binnen 1 uur na betaling een melding in slack. Als er nog geen contact vanuit de klant is geweest, belt de shift-hero de klant op. Er wordt dan bij de klant aangegeven:

  • Dat we een melding kregen dat er een mogelijke dubbele bestelling is geplaatst.
  • De vraag of dit klopt
    • Nee, het is geen dubbele bestelling → Dan laten we de bestelling staan!
    • Ja, het is wel een dubbele bestelling → Welke bestelling mag eruit?

De dubbele bestelling wordt geannuleerd in overleg met de klant en de SH. Het bedrag wordt binnen 1-3 werkdagen teruggestort. Bij geen gehoor spreekt de SH een voicemail in en stuurt de SH een mail.

Je bent geen Shift-hero en je hebt contact met een klant over een dubbele bestelling:

  • Vraag waarom het mis is gegaan en geef advies hoe de klant het de volgende keer kan voorkomen.
  • Check wat het bezorgmoment is
  • Check of de cut-off tijd voor annuleren is verstreken
  • Niet verstreken → dan kan de dubbele bestelling nog geannuleerd worden
    • Wel verstreken → dubbele bestelling kan niet geannuleerd worden. De klant kan enkel de houdbare producten retourneren bij de runner.
  • Als de bestelling geannuleerd kan worden, vraag dan de klant welke bestelling eruit kan. Geef dit door aan de SH via het #nl-cs-vragen kanaal, dan wordt deze geannuleerd.

💳 Automatische incasso / creditcard / apple pay

Voor klanten is het soms mogelijk om met automatische incasso te betalen. Indien deze optie in de app beschikbaar is voor de klant, kunnen ze onder het kopje “Portemonnee” hun rekening koppelen aan hun Picnic-account. De klant geeft eenmalig goedkeuring via de betaalapp en kan vanaf dat moment betalen met automatische incasso. Hierdoor kunnen klanten sneller en efficiënter betalen bij ons!

Let op! Je belooft nooit aan de klant dat dit aangezet kan worden of de optie vanzelf weer beschikbaar wordt! Automatische incasso wordt bijna in volledigheid beheerd door het systeem om fraude te voorkomen. Ook met de onderstaande punten is het helaas niet altijd mogelijk om automatische incasso te activeren. De SV kan dit alleen aanzetten als de volgende punten van toepassing zijn:

  • Wij hebben het ooit geblokkeerd voor de klant.
  • De klant heeft gegevens gewijzigd en alweer een bestelling geplaatst met iDEAL.
Hoe werkt dit voor de klant?

Als een klant besteld bij Picnic, wordt het bedrag gereserveerd op de rekening van de klant.

Refunds die vlak voor of direct bij bezorging worden ingevoerd zoals tasjes, statiegeldflessen en product-issues (die vooraf bekend waren, klant heeft hier dus al een bericht over gehad) worden verrekend met het te incasseren bedrag.

Late refunds (vergoedingen die worden ingevoerd nadat de order completed is) worden vaak teruggestort omdat het te laat was om het bedrag te verrekenen. Het te veel betaalde bedrag wordt dan binnen 3 werkdagen teruggestort op de rekening van de klant.

Gecancelde orders/bestellingen worden uiteraard niet afgeschreven van de rekening van de klant.

Klanten kunnen niet (meer) betalen met automatische incasso.

Soms kan een klant (ineens) niet betalen met automatische incasso. Helaas kunnen we het dan niet aanzetten. De betaaloptie wordt namelijk volledig beheerd door het systeem. Je kan de klant wel Creditcard of Apple Pay aanbieden.

Andere betaalmethodes activeren

Wij krijgen veel verzoeken om Automatische incasso aan te zetten voor onze klanten waar dit niet aan staat. Tot op heden stuurden wij deze verzoeken altijd door in nl-cs-finance-proces, echter hebben wij geen invloed op het systeem achter automatische incasso.

Uiteraard willen wij altijd met een oplossing komen voor onze klanten, daarom kunnnen we vanaf nu de volgende alternatieven aanbieden:

  • Creditcard
  • Apple Pay

Hoe doe je dit? Gebruik de Opheffen blokkering workflow in #nl-cs-finance-proces, hier staat nu een drop-down menu met de mogelijke betaalmethodes.

Let op: Deze optie(s) zijn al beschikbaar bij de eerste bestelling

Bewindvoering

Soms wordt er vanuit bewindvoering van een klant contact met ons opgenomen om automatisch incasso te blokkeren of om een betaalafspraak te maken. Controleer altijd als eerst of er een aangetekende brief van de rechtbank bij zit. Zonder deze brief kunnen wij niets betekenen en de mail ook niet koppelen aan het account van de desbetreffende klant.

Indien deze brief er wel bij zit, alle gegevens duidelijk zijn en kloppen met het account van de klant, kan je aan de slag.

Betaalafspraken/voorstellen vanuit bewindvoering mail je door naar mirte.schermer@teampicnic.com

Blokkades voor automatische incasso vraag je aan in het #nl-cs-finance-proces kanaal met de workflow “bewindvoerder DD block”.

Maestro

Bij Maestro gebruikt de klant zijn of haar betaalpas als een soort creditcard en wordt de betaling tijdelijk op de rekening van de klant gereserveerd

Klanten met een rekening bij Rabobank kunnen via de Picnic App een betaalpas koppelen aan hun Picnic account. Er wordt een unieke digitale betaalpas aangemaakt voor de klant. De klant geeft eenmalig goedkeuring via de Rabo App en kan vanaf dan altijd deze digitale betaalpas gebruiken om af te rekenen.

Hoe werkt dit voor de klant?

Gecancelde orders worden gelijk verrekend op de rekening van de klant. Dus klanten hoeven niet te wachten op het geld. Het geld van de reservering wordt dan vrijgegeven op de rekening van de klant.

Als een klant besteld bij Picnic, wordt het bedrag gereserveerd op de rekening van de klant. Dit is voor de klant gelijk terug te zien in de Rabo app en wordt ook meegerekend in de balans van de rekening!

Refunds die vlak voor of direct bij bezorging worden ingevoerd zoals tasjes, statiegeldflessen en product-issues (die vooraf bekend waren, klant heeft hier dus al een bericht over gehad) worden verrekend met het te incasseren bedrag.

Late refunds (vergoedingen die worden ingevoerd nadat de order completed is) worden sneller teruggestort. Klant heeft het bedrag binnen uiterlijk 1 dag terug op de rekening (ook op weekend dagen).

LET OP: Maestro is alleen nog beschikbaar voor klanten die hier al gebruik van maakten, nieuwe klanten zullen deze methode niet zien/krijgen.

🏦 Openstaande rekeningen en COEO

Tijdslijn openstaande orders

Tijdlijn wanneer we niet van de rekening hebben kunnen afschrijven.

  1. Oei er ging iets mis! Binnen een werkdag nadat de klant de bestelling storneert of het ons niet gelukt is om geld van de rekening af te schrijven, ontvangt de klant een mailtje dat er iets mis is gegaan bij met het afschrijven van de bestelling. Zie het volgende mailtje:

2. Betalingsherinnering: 7 dagen nadat de eerste mail is gestuurd ontvangt de klant een mail met: Herinnering: Niet betaalde rekening. Hierin verzoeken we de klant binnen 7 dagen over te maken om extra kosten te voorkomen.

3. Eerste aanmaning. Een week later ontvangt de klant de eerste aanmaning. De klant krijgt 15 dagen om deze nog aan ons te betalen vanaf het moment dat de mail verstuurd wordt.

4. Tweede aanmaning. Nog een week later ontvangt de klant de 2e aanmaning van ons waarin wordt aangegeven dat de klant nog 8 dagen heeft om het bedrag via de link in de mail over te maken aan ons.

Belangrijk om te weten!

Handmatig overmaken

    • Via de link in de mail is een optie om het bedrag over te maken. Dit moet dus via de link! Een handmatige overmaking is niet mogelijk!
    • Als een klant aangeeft dit toch te willen, kan je aangeven dat dit niet mogelijk is, omdat het bedrag dan niet gekoppeld kan worden aan de bestelling.
    • Als klant aangeeft toch handmatig een overmaking te hebben gedaan, lees dan “rekeningen Picnic en handmatige overmakingen”

    Betalingsregelingen en uitstel

      Het is niet mogelijk om bij ons een betalingsregeling te treffen of uitstel te krijgen. Dit kan wel bij Cannock.

      Rekeningen Picnic

      Misschien handig om op een rijtje te hebben, maar dit zijn de drie IBANs waar een klant mee te maken kan hebben (en per ongeluk geld naar over kan maken):

      Goed om te weten dat zowel Adyen als Buckaroo handmatig overgemaakt geld automatisch terugstorten op de rekening van de klant. Is het na 5 dagen nog niet teruggestort op de rekening van de klant? Vraag het dan even na in #int-payments-support.

      Hierbij alle rekeningnummers

      • Picnic B.V. – NL81INGB0006882749
      • iDeal ING –  NL21INGB0674773837
      • iDeal Adyen – NL04ADYB 2017 4001 57 Let op: kan veranderen
      • Buckaroo Direct debit:
      • NL31 DEUT 0265 2585 53, iDeal:
      • BE 2273 5049 883347
      • NL 56 DEUT 0265 1864 20
      • NL 62 INGB 0005206931
      Wat gebeurt er als een klant geld naar de iDeal rekening of de Buckaroo rekening overmaakt en het is niet automatisch teruggestort.
      • Vraag om een screenshot van de klant zodat je kan zien naar welk rekeningnummer dit is overgemaakt en wat de hoogte van het bedrag is.
      • Wanneer een klant geld overmaakt naar een van bovenstaande rekeningen dan wordt het automatisch teruggestort. Als klant aangeeft dat het geld niet teruggestort is, dan kan je het navragen aan Danielle in #nl-cs-finance-proces.
      Alles wat je moet weten over Cannock!
      • Oude openstaande rekeningen (2023 of ouder) mogen altijd betaald worden dmv een betaallink. Deze klanten zullen niet meer doorgezet worden naar Cannock, maar het is altijd prettig als de rekening alsnog betaald zal worden.
      • Zodra een rekening doorgezet is naar Cannock, kunnen wij niets meer voor de klant betekenen. De klant moet dan echt contact opnemen met Cannock
      • Danielle zet elke maand rekeningen door naar Cannock. Hier zit altijd 2 maanden tussen. Voorbeeld: alle openstaande rekeningen van januari, worden 01-03-2024 doorgezet naar Cannock.
        • LET OP! Je communiceert dit niet met de klant! Tot dit moment kan je dus wel een betaallink delen met de klant.
      • Elke maand ontvang je van Youri een Excel document met de openstaande rekeningen die zijn doorgezet. Deze worden gedeeld in #cs-finance-team.
        • LET OP! Deze documenten zijn alleen bedoeld voor finance agents. Je deelt deze dus niet met iemand anders!
      • Als de rekening bij Cannock ligt, is het niet meer de bedoeling om een betaallink aan te maken!
      • Betaald een klant alsnog aan ons terwijl de rekening bij Cannock ligt? Dan moet de klant contact opnemen met Cannock. Zij zullen dan alleen nog een rekening sturen voor de incassokosten.
      • Na 90 dagen wordt een dossier bij Cannock gesloten en wordt deze teruggestuurd aan ons. De klant kan dan wel aan ons betalen

      Klanten geven soms aan dat ze niet in contact kunnen komen met Cannock. Je kan ze dan verwijzen naar dit telefoonnummer: 088-1168300. Dit is het algemene nummer van Cannock.

      Wat te doen bij lang openstaande rekeningen die niet meer bij Cannock liggen?

      Natuurlijk willen wij dat uiteindelijk iedere openstaande rekening betaald gaat worden. Het kan voorkomen dat een klant een rekening niet heeft betaald en ook de incasso van Cannock niet heeft betaald/gezien of wat dan ook. Mocht je nou iemand tegenkomen waarbij dit het geval is, dan kan je het volgende doen:

      1. Je controleert eerst of de bestelling minder dan 2 jaar geleden is. Als dit langer geleden is, kunnen wij namelijk geen aanspraak meer maken op het bedrag.
      2. Je maakt een nieuwe case aan en noemt deze “openstaande rekening(en)”
      3. Je kijkt om welke rekeningen (delivery id), datums en bedragen het gaat en zet je dit even onder elkaar, overzichtelijk, in de post. (Dan is het ook geheel duidelijk voor de andere agents)
      4. Vervolgens stuur je een mail naar de klant. Gebruik hiervoor onderstaand opzetje en pas aan waar nodig.

      Let op!! de stappen gaan door onder dit opzetje

      “Beste XXX,

      Het is ons opgevallen dat je nog een aantal openstaande rekeningen bij ons hebt staan. We hebben je hier toen meerdere reminders over gestuurd, maar wellicht zijn deze aan je aandacht ontsnapt. Graag zien wij de bedragen alsnog tegemoet. Deze kan je betalen via onderstaande linkjes: (let op! als het gaat om 1 rekening, pas je hier de tekst uiteraard iets op aan)

      Datum – Bedrag

      Betaal link

      Datum – Bedrag

      Betaal link

      enz enz.

      Kun je ons laten weten of je deze mail in goede orde hebt ontvangen en wanneer je de rekeningen kunt betalen? Wij kunnen goed begrijpen dat dit bedragen zijn die je misschien niet in 1 keer kunt betalen. Daarom staan we open om hierover in gesprek te gaan en tot een oplossing te komen.

      Graag ontvangen wij binnen 1 week een reactie op deze mail!”

      1. Je zet de case op waiting customer 24 hours. We geven de klant 1 week de tijd om te reageren. Zet voor je collega’s duidelijk in de post neer wanneer deze week om is.
      2. Na 1 week bel je de klant op om te vragen of hij/zij de mail heeft ontvangen en overlegd wat de bedoeling is. Neemt de klant niet op, stuur je een mail. In deze mail geef je aan dat we anders genoodzaakt zijn om het door te zetten naar het incassobureau Cannock.
      3. Is er na een week (dus eigenlijk 2 weken) nog steeds geen duidelijke reactie vanuit de klant? Dan zet je het door naar Danielle in #nl-cs-finance-proces en vraag je haar het door te zetten naar Cannock. Als er wel een duidelijke reactie is, overleg je uiteraard ook met Danielle en/of Youri of dit in orde is.

      😶Uitzonderingen/ bekende fouten

      💸 Terugstorten van bedragen

      Als we een terugstorting doen van een bedrag dat groter is dan de grootste orderwaarde van de klant lukt dit niet in ons systeem. Voorbeeld: Klant heeft 2 orders gedaan voor 1 delivery. Een order van €40 en een order van €55. In het geval dat we een hele hoop producten niet goed ontvangen zijn (beschadigd, niet geleverd etc) en we een groot deel van deze bestelling annuleren (met een totaalwaarde van €60 euro), gaat dit fout in het systeem. De klant heeft namelijk geen grotere bestelling gedaan dan €55 euro en dus storten we meer terug dan het grootste bedrag dat de klant heeft overgemaakt. Dit is een bekende fout. Hiervoor hebben we het @Payments Tech Support via #Int-payments-support nodig om dit soort betalingen alsnog uit te voeren.

      Fouten in de bon

      Het gebeurt weleens dat de bon van klanten niet klopt. Dit kan komen doordat er achteraf een terugbetaling in gang is gezet voor een product of voor het statiegeld. Dit is een bekende fout bij ons en helaas is dit niet op te lossen door de bon opnieuw te sturen.

      Zakelijke klanten hebben voor elke transactie een bon nodig. Voor deze klanten is het mogelijk om een creditfactuur aan te maken. Lees hiervoor de pagina “Creditfacturen” goed door! Het is echt belangrijk dat je alles goed doorleest om fouten te voorkomen.

      🧾 Creditfacturen

      Zakelijke klanten moeten aan elke transactie tussen Picnic en de klant een bon/factuur/bewijs hebben waar die transactie voor is. Waar we bij zakelijke klanten tegenaan lopen is dat we handmatig weleens een terugbetaling doen (als een product niet vers was bijvoorbeeld) of het statiegeld handmatig aanpassen (bijvoorbeeld wanneer dit door de runner niet goed is ingevuld).

      Ook wanneer het FC bijvoorbeeld een fles spa rood met statiegeld niet kan leveren, wordt het product helemaal van de factuur afgehaald (wat goed is) alleen het statiegeld op die fles wordt wel teruggestort maar niet op de factuur getoont bij teruggestortte statiegeld.

      Als de supervisor vervolgens een factuur aanmaakt, zien we de handmatige terugbetalingen niet. Het product dat we vergoed hebben staat er nog gewoon op als betaald. Ook het statiegeld staat nog op het oorspronkelijk ingevoerde bedrag. Dit zorgt voor het probleem dat de klant een terugbetaling van ons ontvangt maar geen bon heeft om aan die betaling te linken in de boekhouding.

      Het totaalbedrag op de uiteindelijke factuur komt dus niet overeen met het bedrag dat de klant totaal voor de bestelling betaald heeft.

      Oplossing: door het gebruik van creditfacturen kunnen we een correctie maken op de eerste factuur. Hiervoor is een template opgesteld dat gebruikt kan worden.

      De Excel sheet:

      In deze Excel sheet vind je een template en een voorbeeld. Je kunt het template kopiëren en deze vervolgens gebruiken voor de bestelling waar je een creditfactuur voor wilt maken.

      Hoe werkt het gebruik van deze creditfactuur?

      • Stap 1: SV download factuur van de bestelling waarvoor een creditfactuur nodig is (hier staat alle informatie op die we nodig hebben voor het maken van de creditfactuur)
      • Stap 2: Invullen van het template: alle informatie kan worden overgenomen van de factuur die door de SV gemaakt is (BTW %, BTW bedrag, bedrag excl. BTW etc.) Hier kan ook een statiegeldcorrectie toegevoegd worden.

      Als factuurnummer neem je de delivery ID.

      • Stap 3: Download als pdf (file → download → pdf): let op dat je de gridlines uit zet.

      Onder aan de streep van de creditfactuur komt dus het bedrag te staan dat we naar de klant hebben teruggestort.

      Belangrijk!
      • Vul negatieve getallen in (zie voorbeeld)
      • Zelf een somformule invoegen om de BTW 9% en 21% op te tellen. Dit moet even handmatig omdat de BTW percentages per product kunnen verschillen.
      • Verder staan in de andere cellen (subtotaal, totaal exclusief BTW, totaal inclusief BTW) al somformules
      • Controleer altijd even goed of de bedragen overeenkomen met het bedrag dat is teruggestort.
      • Loop na het maken van de creditfactuur hem nog even goed langs om te controleren of alles klopt.

      In het Excel bestand staan allerlei voorbeelden van eerder gemaakte creditfacturen. Deze kan je altijd even bekijken!

      🧑🏼‍⚖️Bewindvoeren/ schuldhulpverleling

      Bewindvoerder/Schulphulpverlener vraagt een saldo-opgave van een Picnic klant

      Indien een bewindvoerder en/of schuldhulpverlener contact opneemt over een saldo-opgave van een Picnic klant kan je de volgende stap meteen nemen:

      1. Verzoek tot blokkade van Automatische Incasso in #nl-cs-finance-proces

      Vervolgens is het belangrijk om onderscheid te maken tussen Schuldhulpverlening en Wettelijke schuldsanering. Hieron staan beide situaties uitgewerkt:

      De daadwerkelijke saldo-opgave kan je als volgt oppakken:

      1. Schuldhulpverlener
      • Iemand wordt geholpen door een schuldhulpverlener (vaak de gemeente)
      • Die wordt aangewezen via een machtiging en staat dus niet in het register.
      • Een aangeleverde machtiging is hier voldoende om klant te voorzien van een Saldo-opgave
      1. Wettelijke schuldsanering

      Checken inhoud verzoek

      1. Deel alleen de gegevens die worden opgevraagd, niet meer. Dus bij een saldo-opgave enkel het openstaande bedrag, niet onderverdeeld per bestelling of met bezorgdatum tenzij hierom is gevraagd. Indien meer informatie vereist is zullen zij opnieuw contact opnemen.De bewindvoerder mag alleen vragen naar gegevens die toezien op de financiële situatie van de klant (bijvoorbeeld: uitstaand saldo), niet om andere persoonlijke gegevens van de klant.
      *Stel dat je al een keer eerder gecorrespondeerd hebt met een bepaalde bewindvoerder/schuldhulpverlener, en je weet dat deze legitiem is, dan hoef je stap 1 niet te doen. ***Belangrijk: Een uiteindelijk betaalvoorstel mag doorgemaild worden naar Mirte.Schermer@teampicnic.com. Een saldo-opgave pakken wij zelf op!***

      Checken legitimiteit van de bewindvoerder/schuldhulpverlener*. Dit kun je doen door:

      Desbetreffende persoon opzoeken in het curatele- en bewindregister (https://ccbr.rechtspraak.nl/#!/)

      Vragen of hij/zij een kopie van de beschikking onderbewindstelling per email met ons deelt. Bij twijfel kun je deze met Legal delen en vragen of zij de legitimiteit ervan kunnen checken. – Deze is vaak al bijgevoegd als bijlage.

      Verifieren klant

      Goed checken om welke klant het gaat, om data breaches te voorkomen. Het is een keer voorgekomen dat een bewindvoerder twee Picnic klanten als onderbewindgestelde had, en dat Picnic de gegevens van de verkeerde klant gedeeld heeft. Check dus goed of de gegevens die je deelt ook echt van de klant zijn waar het om gaat!

      Bewindvoerder/Schulphulpverlener neemt contact op over een Picnic medewerker

      Indien een bewindvoerder contact opneemt over een Picnic medewerker hebben wij de volgende informatie nodig:

      • Om wie gaat de bewindvoering
      • Welke functie heeft deze persoon binnen Picnic
      • Waar werkt deze persoon binnen Picnic

      Als dit allemaal bekend is kan je de e-mail doorsturen naar het HR contactpersoon uit deze sheet voor HUBS en FC’s. Werkt deze persoon niet bij een hub of FC? Vraag de SV van de dag dan even mee te denken naar wie je deze brief kan doorsturen.